5 راه برای دادن بازخورد موثر

من و هم اتاقی ام همیشه نقدهای کاملاً صادقانه ای درباره آشپزی یکدیگر ارائه می دهیم. اما این که به کسی بگویید سس گوجه‌فرنگی‌اش خیلی شور است کمی ساده‌تر است تا اینکه در یک زمینه حرفه‌ای بازخورد بدهید، جایی که بازخورد شما در مورد معیشت کسی است.

من از متخصصان در سراسر صنایع خواستم تا داستان های بازخورد مؤثری را که دریافت کرده اند به اشتراک بگذارند. در اینجا، نمونه‌هایی را به اشتراک می‌گذارم که به شما کمک می‌کند بازخوردی را برای دریافت‌کننده‌تان ارائه دهید و از آن رشد کند.

1. بازخورد موثر همه چیز در مورد تحویل است

بازخورد تنها در صورتی موثر است که فرد پذیرای آن باشد. و برای دریافت یک واکنش پذیرا، باید بر موانعی مانند بی اعتمادی، سردرگمی و شک غلبه کنید. وقتی روی ایجاد اعتماد تمرکز می کنید، می توانید احساس اعتماد را کاهش دهید طرد شدن– یکی از بزرگترین و مرتبط ترین موانع دریافت بازخورد.

تحویل شما کمک زیادی به از بین بردن همه این موانع برای بازخورد مؤثر دارد. هدف: ایجاد بازخورد بیشتر سازنده احساس شود تا انتقادی.

• یکی از راه های انجام این کار این است که آن را به عنوان یک سوال بیان کنید. نویسنده دامیلار اولاسند مشتری دارد که به طور منظم بازخورد خود را به عنوان پیشنهاد یا سؤال بیان می کند. به عنوان مثال، یک بار، او با بازخورد درباره تأثیر “آیا این مربوط است؟ چرا ما مستقیماً به بحث در مورد سه نوع ABC نمی‌پردازیم و سپس هر بینشی از XYZ را درج نمی‌کنیم.” دامیلار می‌گوید: “من این تاکتیک را مؤثر می‌دانم زیرا انتقاد او را بدون آسیب رساندن به اعتماد به نفس من ارائه می‌کند. همچنین به من امکان می‌دهد هرگونه تفسیر نادرست را روشن کنم و دلیل خود را برای اقدامات خاص به اشتراک بگذارم.”

• تاکتیک دیگر: متعادل کردن بازخورد منفی با بازخورد مثبت. وقتی لیندسی دیویس از نمادها 8 به دنبال شغلی گشتم، بازخورد یکی از مصاحبه‌گرها ماندگار شد. لیندسی می‌گوید: «مصاحبه‌کننده فقط روی نقاط ضعف من تمرکز نکرد. “او به نقاط قوت من اشاره کرد و به من گفت که چگونه می توانم آنها را با انتخاب های شغلی آینده خود هماهنگ کنم. و این کار موثر بود زیرا به من این امکان را داد که تمرکز بر نقاط قوت خود و پذیرفتن آنچه هستم گاهی اوقات استراتژی بهتری نسبت به مبارزه بی پایان با نقاط ضعف.”

• وقتی تو انجام دادن باید بیشتر بر جنبه‌های منفی تمرکز کنید تا جنبه‌های مثبت، می‌توانید تحویل خود را با حفظ الف متعادل کنید لحن خنثی. مشاور عرضه محصول کن ساویج می‌گوید: «یکبار بازخوردهایی در مورد منفی بودن در محل کار دریافت کردم، و اگرچه به راحتی می‌توان این نوع بازخوردها را شخصاً دریافت کرد، اما آن شخص در توضیح وضعیت از نقطه‌نظر خنثی بسیار عالی عمل کرد. [I] توانست وضعیت را همانطور که هست ببیند و خیلی سریع بر اساس بازخوردها عمل کند و مطمئن شود که این اشتباه هرگز دوباره تکرار نخواهد شد.”

2. بازخورد موثر، گیرندگان را برای موفقیت های آینده آماده می کند

در بسیاری از موقعیت‌هایی که بازخورد می‌دهید – از جمله محل کار – ممکن است بارها و بارها همان بازخورد را دریافت کنید.

می‌توانید با ارائه بازخوردی که به فرد کمک می‌کند عادت‌هایی را برای موفقیت در آینده ایجاد کند – به نفع هر دوی شما. همچنین به بازخوردهای متمرکز بر اقدامات آینده (در مقابل عملکرد گذشته) آسیبی نمی رساند. موثرتر نشان داده شده است زیرا موانع بازخورد مؤثر را که قبلاً در مورد آن صحبت کردم، برطرف می کند.

برخی از این فرآیند به ساختار شغل شما و گیرنده شما بستگی دارد. در مقاله خود درباره ارائه بازخورد به طراحان به عنوان یک بازاریاب، کریس گیلسپی در فنویک بر درک نحوه عملکرد گردش کار طراحی تاکید دارد. دادن بازخورد سازمان یافته به آنها در اوایل فرآیند طراحی، آنها را برای یک طراحی موفق به طور کلی آماده می کند.

استراتژیست محتوا راشل برو دریافته است که مؤثرترین بازخورد برای او بر کمک به بهبود او به عنوان یک نویسنده، بازاریاب محتوا و مدیر بازاریابی متمرکز است. او می گوید:

“بهترین بازخورد با هدف بهبود همکاری های آینده در دراز مدت انجام می شود.

به عنوان یک نویسنده، این به معنای بازخوردی بود که قابل اجرا بود، و ویراستاران من، به جای اینکه اشتباهات من را به‌دلیل سریع‌تر تصحیح کنند، توضیح دادند که چرا تنظیمات XYZ را می‌خواهند، و سپس به من اجازه دادند این کار را انجام دهم تا یاد بگیرم. در کوتاه مدت، فرآیند ویرایش را طولانی‌تر می‌کند، اما در بلندمدت، به معنای نیاز به ویرایش‌های کمتری است.

به عنوان یک مدیر بازاریابی محتوا، بازخورد خوبی از مدیر بازاریابی من با آمار همراه بود. من در کنار معیارهایی که مستقیماً با موفقیت شرکت مرتبط است، بازخورد دریافت کردم، بنابراین می‌توانم ببینم که چگونه کارم بر درآمد و سایر KPIهای بزرگ تأثیر می‌گذارد. این بازخورد همراه با شواهد ملموس به اهمیت بهبود مستمر و چگونگی تبدیل تغییرات تدریجی به پیروزی‌های بزرگ کمک کرد.

به عنوان یک مدیر بازاریابی، بازخورد خوب بنیانگذاران من معمولا به این شکل است که چگونه مدیر بهتری باشم. بازخورد بیشتر شبیه گفتگو و طوفان فکری است، اما با هدف بهبود اثربخشی من به عنوان یک مدیر.”

تأثیر آینده بازخورد خود را بر کار گیرنده خود در نظر بگیرید. آیا اطلاعاتی را ارائه می دهد که به آنها کمک می کند رفتار خود را در آینده تغییر دهند؟ اگر چنین باشد، همه برنده می شوند.

3. بازخورد مؤثر از یک مکان همدلانه می آید

بازخورد موثر یک فرآیند رفت و برگشتی است. وقتی بازخوردی را ارائه می دهید، آن را به عنوان “اصلاح” کاری که آنها انجام می دهند در نظر نگیرید. در عوض، روی کمک به طرف مقابل و درک دیدگاه او تمرکز کنید. حتی صرفاً طرز فکر خود را از “این اشتباه است” به “تغییر دهید”بیشتر بگو“می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.

برای کریس لیپی از ISoldMyHouse.comیکی از ارزشمندترین دفعاتی که او بازخورد دریافت کرد، مربوط به شخصی بود که واقعاً به او کمک کرده بود. او طراحی وب سایت قبلی شرکت خود را ایجاد کرد و در ایمیلی درباره خدمات کارگزاری خود نظری دریافت کرد که در آن نوشته شده بود: “من مشکلاتی در استفاده از وب سایت شما داشتم. ای کاش کاربر پسندتر از الان بود. اگر وقت دارید، می توانید می توانید به این ایمیل پاسخ دهید و ما می توانیم در مورد برخی از پیشرفت هایی که وب سایت شما می تواند داشته باشد صحبت کنیم.”

وقتی کریس به ایمیل پاسخ داد، مشتری او را گام به گام از طریق بازخوردش که به نظر او بسیار ارزشمند بود، راهنمایی کرد. کریس توضیح می‌دهد: “آنچه باعث بازخورد موثر برای من شد، تمایل مشتری برای کمک به من است. این فقط نشان می‌دهد که آنها چقدر برای چیزی که می‌توانم به آنها بدهم ارزش قائل هستند، و آنها می‌خواهند که شرکت من همانطور که ما به آنها کمک کردیم به دیگران کمک کند.”

4. بازخورد مؤثر نظر شما را به اشتراک می گذارد (در صورت لزوم)

جنیفر پورتر به بازخورد بر اساس حقایق به جای نظر ارزش می دهد. این توصیه محکمی است وقتی که این نظر در مورد آن باشد شخص. اما اگر گیرنده شما با یک مشکل با چندین راه حل ممکن مواجه است، نظر شما در مورد موقعیت می تواند زاویه جدیدی را برای کار به آنها ارائه دهد.

زمانی که جورج مککولیس کشف اولیه بازار را برای استارتاپ مراقبت های بهداشتی خود انجام داد، کراگون، بیش از 300 متخصص صنعت که او با آنها صحبت کرد، نظرات گسترده ای در مورد بازار مراقبت های بهداشتی آمریکا داشتند. در حالی که برخی او را از راه اندازی کسب و کار در صنعت به طور کلی دلسرد کردند، برخی دیگر فرصت های زیادی را دیدند:

“در ابتدا، این بسیار زیاد بود. اما سپس به سرعت متوجه شدم که این برخی از بهترین بازخوردهایی است که می توانم دریافت کنم. سپس چارچوب ذهنی خود را تغییر دادم و متوجه شدم که هر کس دیدگاه خاص خود را دارد و آنها به من کمک می کنند تا یک موضوع بسیار پیچیده را درک کنم. فضا از زوایای مختلف.بنابراین، پس از آن، در بحث های بعدی، از بسیاری پرسیدم “چرا؟” و سعی می کند زوایای مختلف را باز کند.”

برای جورج، این بحث ها در ساخت کراگون اساسی بود. برخی از بازخوردهای مورد علاقه او نظری است. او می‌گوید: “هر کسی عقاید و سوگیری‌های خودش را دارد. از جمله خودم. دریافت بازخورد خوب، به نظر من، به معنای دیدن یک مشکل است، اما از زوایای و دیدگاه‌های متفاوت.”

شما دیدگاه منحصر به فردی دارید. تا زمانی که همدل و سازنده باشید، این دیدگاه به فردی که بازخورد شما را دریافت می کند زاویه جدیدی برای کار کردن با او می دهد.

5. بازخورد مؤثر مشخص و قابل اجرا است

بازخورد مؤثر مثال‌ها و راه‌حل‌های خاصی را ارائه می‌دهد، بنابراین شخصی که به او بازخورد می‌دهید می‌داند برای بهبود چه کاری باید انجام دهد. دانستن اینکه دقیقاً چه کاری انجام داده‌اند که می‌توانند در آن بهبود ببخشند – و چه اقداماتی برای بهبود انجام دهند – به گیرندگان کمک می‌کند تا در واقع بازخورد خود را اعمال کنند.

در یک مصاحبه با CNBC، یک کارشناس حرفه ای TopResume ارائه مثال ها و راه حل هایی را به شیوه ای دلسوزانه توصیه می کند تا فرد را برای بهبود توانمند کند. او بازخورد “سازنده” را از بازخورد “مخرب” بر اساس ویژگی متمایز می کند.

• بازخورد سازنده نمونه های مشخصی از اشتباهاتی را که فرد مرتکب شده است ارائه می دهد و پیشنهاداتی را برای بهبود دنبال می کند.

• بازخورد مخرب شامل اظهارات گسترده و صرفا منفی است.

کیتی بری از بازاریابی گربه پرنده آنچه که یک نمونه از بازخورد را برای او خاص و قابل اجرا کرده است را می‌گوید:

“1. آنها پرسیدند که آیا می توانند به من بازخورد بدهند. ما قبلاً در حال گفتگو نبودیم، بنابراین کاملاً واضح بود. این باعث می شد که من آماده گوش دادن باشم و همچنین باعث شد احساس کنم که آنها اهمیت می دهند که من اهمیت می دهم. فقط سعی نداشتند نظرشان را به من تحمیل کنند (به عنوان مثال، “آیا می توانم در مورد ارائه شما به شما بازخورد بدهم؟”)

2. رفتار خاصی را ذکر کردند. آنها حقایق را بیان کردند و نه افکار خود را. (به عنوان مثال، “اولین اسلاید پر از کلمات و نمودارها بود.”)

3. آنها بیان کردند که چرا این تأثیر داشته است. (به عنوان مثال، “خواندن اسلاید و گوش دادن همزمان به شما دشوار بود. اگر اطلاعات زیادی برای دیدن روی صفحه نمایش وجود داشته باشد و همچنین سعی کنید به همه چیزهایی که می گویید گوش دهید، به راحتی حواس پرت می شود”)

4. راه حل ارائه دادند. (به عنوان مثال، “من زمانی که فقط یک عنوان یا یک نمودار در هر اسلاید داشته باشم، کارآمدتر می دانم، و بقیه را می توانم با کلمات توضیح دهم و می دانم که توجه کامل همه را جلب کرده ام.”)

5. آنها با نحوه دریافت آن بررسی کردند. (به عنوان مثال، “نظر شما چیست؟ آیا می توانید ببینید که چگونه ممکن است اطلاعات زیادی داشته باشد؟”)”

توجه داشته باشید که یکی از این مراحل ارائه راه حلی بود که الیزابت فارو آن را حل کرد Divorce.com همچنین موافق است ویژگی بازخورد موثر است. هنگامی که شرکت او ویژگی جدیدی را منتشر کرد، یکی از کاربران مشکلی را که با آن داشت به اشتراک گذاشت. الیزابت می‌گوید: «او مشکل را مشخص کرد – این ویژگی نمی‌توانست پیشرفت پرونده را به‌طور دقیق ردیابی کند و باعث ناامیدی کاربر می‌شود.

او توضیح می دهد: “آنچه در بازخورد او برجسته شد راه حل او بود – یک مفهوم ساده اما موثر از افزودن یک جدول زمانی بصری. ایده او مستقیماً با مشکل مقابله کرد و راه حلی ارائه کرد که تجربه کاربر را بهبود بخشد.”

بازخورد مؤثر مستلزم اعتماد و آسیب پذیری است

چیزی که باعث می‌شود من و هم اتاقی‌ام بتوانیم درباره غذایمان بازخورد صریح به یکدیگر بدهیم، همان چیزی است که هر یک از این نکات را بسیار مفید می‌کند: بازخورد خوب، اعتماد و آسیب‌پذیری را تأیید می‌کند که از طریق ارتباط با حسن نیت و انگیزه برای رسیدن به این فرآیند وارد می‌شود. به شخص دیگری کمک کند شفاف و مهربان باشید و بازخورد شما بسیار فراتر خواهد رفت.

مطالب مرتبط:

این مقاله در ابتدا در سپتامبر 2017 توسط Jory MacKay منتشر شد. آخرین به روز رسانی در جولای 2023 بود.