چگونه اپلیکیشن یادداشت برداری خود را خودکار کنیم

من تمام زندگی ام را با یادداشت برداری سازماندهی می کنم. اما اگر صادق باشم، این یادداشت ها به سمت درهم ریختگی متمایل می شوند. وقتی پشت میزم نیستم، فهرستی از ایده‌های موضوع وبلاگ تهیه می‌کنم، یادداشت‌های خود را در طول جلسات یادداشت می‌کنم، و حتی ایده‌های پست وبلاگ جدیدی را که به طور تصادفی به ذهنم می‌رسد، یادداشت می‌کنم.

اگر از یک برنامه یادداشت برداری استفاده می کنید، می دانید که چقدر راحت می تواند به هم ریخته شود، با یک یادداشت جدید برای هر ایده. خوشبختانه، می توانید آن یادداشت های یکباره را با Zapier به چیزی مفید تبدیل کنید. گردش کار خودکار ما – که ما آن را Zaps می نامیم – به شما امکان می دهد به طور خودکار اطلاعات را از یک برنامه به برنامه دیگر ارسال کنید و به شما کمک می کند کارهای دستی را کاهش دهید.

از ارسال خودکار یادداشت‌ها به ابزار مدیریت پروژه‌تان به‌عنوان وظایف تا ایجاد یادداشت‌های جلسه قبل از شروع یک رویداد تقویم، راه‌های زیادی وجود دارد که Zapier می‌تواند به شما کمک کند از زمان خود بهترین استفاده را ببرید.

فهرست مطالب

یادداشت ها را به وظایف تبدیل کنید

من از یک برنامه مدیریت کار برای سازماندهی لیست کارهایم استفاده می کنم، اما مقصر بوده ام که وقتی عجله دارم فهرستی را در برنامه یادداشت هایم یادداشت کرده ام. اگر آیتم‌های اقدامی را بین برنامه‌های یادداشت‌برداری و مدیریت کار خود تقسیم کرده‌اید، احتمالاً چیزی را فراموش خواهید کرد.

این Zaps وظایفی را از یادداشت های جدید ایجاد می کند و لیست کارهای شما را در یک مکان ساده می کند.

یادداشت های جلسه را بر اساس رویدادهای تقویم ایجاد کنید

یکی از اعضای تیم می‌گوید، جلسات به اندازه کافی شلوغ هستند، بدون اینکه نیازی به باز کردن یک سند جدید Google یا برنامه یادداشت‌هایتان در نیمه راه باشد، زیرا باید چیزی (مهم!) را یادداشت کنید.

نمی توانم تعداد دفعاتی را که روی یک سند غیررسمی یادداشت کرده ام، بشمارم تا بعداً آن را گم کنم. با این Zaps، می توانید به طور خودکار یک یادداشت جدید (یا دستور جلسه در یک سند) با توجه به رویدادهای تقویم یا یک برنامه تکراری ایجاد کنید.

همچنین می‌توانید هنگام تنظیم Zap خود، یک الگوی یادداشت ایجاد کنید. فقط متنی را که می خواهید در هنگام سفارشی کردن مرحله یادداشت وارد کنید تایپ کنید و هر بار که Zap شما اجرا می شود ظاهر می شود. یادداشت های جلسه خود را ساده کنید تا همه – از جمله هم تیمی های شما بتوانند در آن سهیم باشند.

اعلان های مهم را به عنوان یادداشت ذخیره کنید

آیا تا به حال پیام های شرکت مهمی را در برنامه چت تیم خود دریافت کرده اید؟ برنامه‌های چت تیمی بسیار پر سر و صدا هستند و از دست دادن مکالمات مهم در این ترکیب آسان است.

اگر همیشه برای خواندن پیام‌ها در لحظه ارسال وقت ندارید، می‌توانید این Zaps را تنظیم کنید تا مستقیماً آنها را به برنامه یادداشت‌برداری خود اضافه کنید.

این بدان معناست که هر بار که یک پیام را ستاره‌دار می‌کنید یا یک ایمیل دریافتی را برچسب‌گذاری می‌کنید، به عنوان یک یادداشت اضافه می‌شوند تا بتوانید بعداً زمانی که برای شما خوب است، آنها را پردازش کنید.

از یادداشت های خود محتوای هوش مصنوعی ایجاد کنید

اگر اصلاً شبیه من هستید، احتمالاً برای تمام محتوای کاری مهم خود، از ایده های پست وبلاگ گرفته تا ایجاد خلاصه برای سایر اعضای تیم، یادداشت می سازید. این اساساً جایی است که بسیاری از فرآیند تولید محتوای من اتفاق می افتد.

برای سرعت بخشیدن به فرآیند ایده تا پیش نویس، می توانید از این Zaps استفاده کنید و از هوش مصنوعی برای انجام کارهای سنگین برای شما استفاده کنید. این جریان‌های کاری یادداشت‌های شما را می‌گیرند، زمینه اضافی اضافه می‌کنند، یا حتی یک پیش‌نویس برای شما می‌نویسند، و آنها را در برنامه یادداشت‌ها یا ابزار مدیریت محتوا ذخیره می‌کنند.

از طرف دیگر، اگر می خواهید مطالب را خلاصه کنید و سپس آن را در یادداشت های خود ذخیره کنید، احتمالاً این Zaps برای شما مناسب است. با استفاده از ابزار هوش مصنوعی مانند Jasper یا OpenAI، می‌توانید Zaps را بسازید که مستندات را خلاصه می‌کند و آن را به برنامه یادداشت‌های خود اضافه می‌کند. این به ویژه در صورتی مفید است که وقتتان کم است و نمی خواهید درگیر صفحات و صفحات محتوا شوید.

منابع را در یک مکان جمع آوری کنید

این را تصور کنید: شما در حال انجام تحقیق برای ارائه ای هستید که رهبری آن را بر عهده دارید. شما 30 تب در مرورگر تلفن هوشمند خود دارید، اما باید این اطلاعات را به رایانه کاری خود ارسال کنید تا ارائه خود را بسازید. می‌توانید هر پیوند را در یک یادداشت یا ایمیل جدید کپی و جای‌گذاری کنید، هر پیوند را به ایمیل کاری خود بفرستید، یا از ابزار دستیابی برای باز کردن هر 30 پیوند در مرورگر رایانه خود استفاده کنید.

اما گزینه بهتری وجود دارد: می‌توانید از یک برنامه نشانه‌گذاری مانند Pocket برای ذخیره ایده‌ها یا تحقیقات استفاده کنید، و این گردش‌های کاری خودکار به‌طور خودکار پیوندهایی را به یادداشت موجود اضافه می‌کنند.

این فقط برای ارائه ها کار نمی کند. هر چیزی که می‌سازید، اعم از یک پست وبلاگ، یک وب‌سایت یا فهرستی از پست‌های رسانه‌های اجتماعی برای تحقیق، می‌توانید تمام ایده‌های خود را در یادداشت‌های خود برای حفظ بهتر ذخیره کنید.

از یادداشت های خود در جای دیگری نسخه پشتیبان تهیه کنید

بدترین اتفاقی که ممکن است برای یادداشت‌برداران زیاد بیفتد این است از دست دادن یادداشت‌های شما، از یک لغو همگام‌سازی یا حذف تصادفی باشد.

این گردش‌های کاری خودکار از یادداشت‌های شما در یک برنامه ذخیره‌سازی ابری دیگر مانند گوگل درایو یا Dropbox نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند. دفعه بعد که گوبلین های فناوری یادداشت های شما را می خورند، تحت پوشش قرار خواهید گرفت.

خواندن مرتبط

این مقاله در ابتدا در نوامبر 2020 توسط کریستینا مارتینز منتشر شد. این به طور قابل توجهی در ژوئیه 2023 توسط النا آلستون به روز شد.